Die Planung von Veranstaltungen ist immer mit enormem Aufwand verbunden. Mit Hilfe digitaler Tools lässt sich diese deutlich vereinfachen. Ein Function Sheet kann sowohl in digitaler als auch in analoger Form vorliegen und bietet einen komplexen Überblick über anstehende Aufgaben.
Der Veranstaltungs-Laufzettel ist bei der Planung von Events in Gastronomie und Hotellerie unerlässlich. Er wird auch als Function Sheet bezeichnet und unterstützt maßgeblich bei der gesamten Planung von Veranstaltungen aller Art.
Function Sheet vereint Planung und Umsetzung
Je größer die anstehenden Veranstaltungen, desto mehr Aufgaben fallen an. Da ist es von besonderer Bedeutung, den Überblick zu behalten und in Ruhe alles perfekt zu koordinieren. Mit Hilfe des Function Sheets gelingt dies auf einfache Weise. Er zeigt alle wichtigen Schritte von der Planung bis hin zur Umsetzung auf.
Inhaltlich muss der Veranstaltungs-Laufzettel einiges bieten. Hier sollten alle anstehenden Maßnahmen rund um die Organisation der Veranstaltung gelistet sein. Auf diese Weise hat jeder Beteiligte jederzeit einen genauen Überblick und kann gleichzeitig den aktuellen Stand einsehen. Function Sheets zeugen von größter Professionalität und demonstrieren diese auch den Kunden gegenüber.
Inhalt des Function Sheets
Auf dem Veranstaltungs-Laufzettel müssen alle veranstaltungsrelevanten Daten genau vermerkt sein. Dazu zählen Datum, Uhrzeit, Ort, Art des Events und Hauptansprechpartner. Weiterhin sind Angaben zur erwarteten Gästeanzahl und zu den speziellen Wünschen der Kunden gelistet. Dazu zählen besondere Vorstellungen die Dekoration betreffend, vereinbarte Menüfolgen, inklusive gesonderter Ernährungsvorgaben und spezielle Technik.
Außerdem sind auf dem Function Sheet Angaben zu den Kostenvorstellungen und zu getroffenen Vereinbarungen diesbezüglich aufgeführt. Dabei ist darauf zu achten, dass die Kosten detailliert gelistet werden. Aber auch geleistete Anzahlungen und Angaben zur Raummiete sollten hier zu finden sein.
Schwerpunkt Logistik
Die logistischen Details sollten ebenfalls auf dem Function Sheet zu finden sein. Dazu gehören eine genaue Zeitplanung, die Raumplanung mit Tischanordnung und Möblierung. Außerdem sollten hier auch Informationen zu den vorhandenen Notausgängen berücksichtigt werden.
Wer auf diese Art der Planungshilfe verzichtet, läuft Gefahr, wichtige Details zu übersehen. Hinzu kommt das Risiko von Missverständnissen, die entstehen könnten, wenn nicht alles schriftlich festgehalten ist. Mit dem Veranstaltungs-Laufzettel verschwinden derartige Risiken im Handumdrehen.
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