Das optimale Kassensystem für den eigenen Gastronomiebetrieb zu finden, ist eine echte Herausforderung. Allerdings sollte jeder angehende Gastronom das Kassensystem grundsätzlich als Erleichterung und als unterstützende Komponente betrachten. Einige Dinge sind bei der Entscheidung zu beachten.

Jedes Kassensystem hat Vor- und Nachteile. Wer hier genau überlegt, kann sich den Arbeitsalltag zukünftig stark erleichtern und idealerweise sogar Arbeitsabläufe optimieren. Kassensysteme sind längst mehr als nur Rechenmaschinen. Sie organisieren, planen, übermitteln und reduzieren Wege.

Pflicht oder nicht?

Anfangs steht die große Frage im Raum, ob es eine Kassenpflicht gibt oder nicht. Aktuell gibt es diese nicht. Das ermöglicht auch das Führen einer sogenannten offenen Kasse, die allerdings einige Nachteile mit sich bringt. Da es bei dieser Form der Kassenführung einfache Möglichkeiten der Manipulation gibt, kontrolliert das Finanzamt diese besonders akribisch. Seit Anfang 2018 wird deshalb gern die unangemeldete Kassennachschau durchgeführt. Für den Gastronomen bedeutet die offene Kasse einen enormen Aufwand in der Belegführung, da alle aufzeichnungspflichtigen Daten täglich erfasst und belegt werden müssen.

Um dem Pro zum elektronischen Kassensystem vorwegzugreifen, sei erwähnt, dass spätestens 2025 sowieso mit einer Pflicht dazu gerechnet wird. Aber egal, welche Art der Registrierkasse derzeit genutzt wird, muss sie verpflichtend mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Diese verhindert nachträgliche Manipulationen und zeichnet Kassenbestände sicher auf. Außerdem muss das System die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) erfüllen.

Elektronische Kassensysteme mit vielen Vorteilen

Elektronische Kassensysteme bieten ihren Besitzern die Möglichkeit, jederzeit einen Überblick über die relevanten Geschäftszahlen abzurufen. Außerdem vereinfachen sie die Buchführung enorm. Sie unterstützen bei der Belegaufbewahrungspflicht und sorgen dafür, dass betriebliche Kennzahlen stets zur Verfügung stehen. Eine tagaktuelle Abrechnung erfolgt automatisch und innerhalb weniger Augenblicke.

Besonders interessant ist die Möglichkeit der Integration unterschiedlichster Erweiterungstools, die den Ablauf innerhalb des Gastronomiebetriebes unterstützen und vereinfachen können. So ist eine Schnittstelle zum Warenbestand sinnvoll. Auch die Integration eines Bestellmoduls kann sich als sehr hilfreich erweisen. Auf diese Weise lässt sich der Bedarf optimieren, was eine Kostenreduzierung zur Folge hat. Mit der Verwendung von iPads zur Bestellannahme durch das Servicepersonal kann ein weiteres Feature zugefügt werden. Damit gelangen die Bestellungen auf direktem Wege ins Kassensystem und ohne Zettelwirtschaft in die Küche. Dadurch werden Fehlerquellen minimiert, Wege verkürzt und Abläufe beschleunigt.

Wer das Ganze noch ein wenig weiterentwickeln möchte, bietet seinen Gästen die Möglichkeit, über Touchscreen oder Handy mittels QR-Code zu bestellen. Auch eine Bezahlfunktion inklusive Trinkgeldoption lässt sich hier bequem integrieren.

Insgesamt bieten elektronische Kassensysteme unzählige Möglichkeiten, um den Gästen einen verbesserten Service mit kürzeren Wartezeiten zu bieten. Gerade in Zeiten des akuten Fachkräftemangels kann dies eine enorme Erleichterung sein.

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