Dienstpläne zu erstellen ist immer mit großem Aufwand verbunden. Es müssen die zeitlichen Kapazitäten der Mitarbeiter mit dem Bedarf koordiniert werden. Auf klassischem Wege mit Zettel und Stift ist dies eine enorme Herausforderung. Eine digitale Dienstplanung kann hier Erleichterung verschaffen.
Eine kluge Software könnte zukünftig das mühsame Erstellen der Dienstpläne übernehmen und viel Zeit sparen. Wer sich bislang mit manuellen Dienstplänen gequält hat, wird die vielen Vorteile der digitalen Methoden schnell zu schätzen wissen.
Informationen auf einfache Weise bündeln
Bei der manuellen Erstellung von Dienstplänen müssen unzählige Informationen berücksichtigt werden. Dabei muss beachtet werden, welcher Bedarf konkret an den einzelnen Tagen besteht, wie die zeitlichen Kapazitäten der Mitarbeiter aussehen und wie die Schichten dem Rhythmus entsprechend zugeteilt werden können, ohne jemanden zu benachteiligen. Eine digitale Dienstplanung wäre dazu in der Lage, alle Informationen zu bündeln und zu verarbeiten. Die enorme Zeitersparnis liegt dabei klar auf der Hand. Gleichzeitig werden Unstimmigkeiten in den Daten bereits im Vorfeld verhindert.
Mit Hilfe einer komplexen Software wird es möglich gemacht, dass auftretende Änderungen, wie zum Beispiel Erkrankung eines Mitarbeiters, sofort eingearbeitet werden können. Dies ist von jederzeit von jedem Ort aus möglich, da der Zugriff online gewährleistet wird. Außerdem können die Mitarbeiter, die von den notwendigen Änderungen betroffen sind, sofort aus der Software heraus informiert werden. Sind Schichten offen, können die Mitarbeiter auch online ihr Interesse bekunden, was die Erstellung des Schichtplans deutlich vereinfacht.
Digitale Dienstplanung = Kinderleichte Kommunikation
Da auch die Mitarbeiter ihren Zugang zum Schichtplan erhalten, können sie ihren geplanten Urlaub und Termine selbst eintragen. Dadurch wird die Koordination innerhalb des Unternehmens stark verbessert und erleichtert. Offene Schichten sind auch für die Mitarbeiter klar zu erkennen und können so schneller besetzt werden. Da alle Termine auf einer Plattform hinterlegt werden, sind viel weniger Gespräche zur Abstimmung nötig. Selbst der Tausch von Schichten kann problemlos über die Online-Plattform abgewickelt werden. So weiß der Chef stets, wer tatsächlich im Dienst ist. Die Kollegen sind auf diese Weise viel flexibler.
Auch die gesetzlichen Bestimmungen lassen sich mit Hilfe einer geeigneten Software viel einfacher umsetzen. Da in der Software alle gültigen Regelungen bereits hinterlegt sind, wird auf Arbeitsstunden, Pausen- und Urlaubszeiten direkt hingewiesen. Sogar die Zeiterfassung per Smartphone kann mit der Software geregelt werden.
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