Wer eine Hotelbuchung online vornimmt, erwartet in irgendeiner Form eine Bestätigung der getätigten Transaktion. Gängige Praxis sind Bestätigungsmails, die über einen automatisierten Prozess versendet werden.
Jede Buchung muss den Gästen bestätigt werden. Dies geht am einfachsten mit einer Bestätigungsmail, in der alle relevanten Daten enthalten sind. Auf diese Weise kann der Gast sicher sein, dass seine Buchung in der gewünschten Form entgegengenommen wurde und entsprechend bearbeitet wird.
Sicherheit für den Gast
Inzwischen ist es normal, dass Gäste nach ihrer Buchung eine Bestätigungsmail mit allen wichtigen Daten vom Hotel erhalten. Diese Nachricht wird meist automatisch aus dem System heraus verschickt und soll dem Gast Sicherheit zur getätigten Transaktion geben. Darin sind alle Details zur Buchung aufgeführt, wie das Datum, die gewählte Zimmerkategorie und der Preis.
Allerdings kann eine Bestätigungsmail noch viel mehr sein, als nur eine Auflistung der gebuchten Services. In der Mail können Angaben zur Anfahrt, zum Check-In und zu möglichen zusätzlichen Serviceleistungen enthalten sein. Auf diese Weise wird die Ankunft im Hotel für den Gast noch angenehmer gestaltet.
Optimaler erster Eindruck durch eine Bestätigungsmail
Eine Bestätigungsmail vermittelt dem Gast einen ersten Eindruck des gewählten Hauses. Denn wer die Chance nutzt und diese Mail so gestaltet, dass sie das Hotel auf sehr besondere Weise präsentiert, wird überrascht sein, wie gut dies bei den Gästen ankommt. Innerhalb der Bestätigungsmail kann beispielsweise auf andere Buchungsoptionen hingewiesen werden. Aber auch zeitnah stattfindende Veranstaltungen können aufgeführt werden. Auf diese Weise kann sich der Gast sehr gezielt auf seinen Aufenthalt vorbereiten.
Sollte es zu einer weiteren Buchung von anderen Serviceleistungen kommen, ist für jede Veränderung eine weitere Bestätigungsmail notwendig. Denn nicht nur für die Gäste, sondern auch für den Hotelier ist diese Nachricht ein wichtiger Bestandteil der gesamten Dokumentation des Vorgangs.
In jeder Bestätigungsmail schlummert also auch ein großes Potenzial für den Hotelier. Denn er hat die Möglichkeit, auf Besonderheiten aufmerksam zu machen und mit Hilfe eines Call-to-Action-Elements zum Handeln aufzufordern. Es könnte beispielsweise ein virtueller Rundgang durch das Hotel per Mausklick vorgenommen werden oder ein kleiner Reiseführer zur Region zum Download bereitstehen, um den Gast auf den Aufenthalt einzustimmen.